Google Docs mejora el trabajo en equipo

Una vez más, Google nos trae mejoras para sus herramientas online, esta vez centradas en la colaboración de equipos.

 

Vamos a ver qué han preparado.

Control de Versiones

Esto es algo que para equipos de trabajo es muy útil, ya que permite hacer mejor seguimiento y personalizar herramientas para los flujos de trabajo.

Entre las novedades para el control de versiones (que si has tenido que trabajar con un documento compartido alguna vez sabrás que puede ser un caos...) está el poder tener distintos nombres para un Doc, Hoja de Cálculo o Presentación.

Al hacer sucesivas versiones del fichero, podrás asignarle un nombre presonalizado para mantener el progreso de tu equipo. Además, siempre puedes marcar un fichero como "finalizado".

Lo que antes se llamaba "Historial de Revisiones" ahora lo encontrarás como "Historial de Versiones" (sí, pequeño cambio pero significativo).

Puedes incluso filtrar para que sólo te muestre las versiones "con nombre".

Previsualizar versiones limpias de los documentos para ver cómo quedarían con o sin los comentarios y ediciones sugeridas es ahora muy fácil, y puedes hacerlo desde Herramientas - Revisar cambios sugeridos - Previsualizar aceptar todo O Previsualizar rechazar todo.

 

Obviamente, también podrás aceptar todas las sugerencias o rechazarlas a la vez.

¿No estás delante de tu ordenador?

Tranquilo, que también puedes sugerir cambios desde Android, iPhone o iPad. El menú de los tres puntos te permitirá hacerlo, marcando el interruptor de Sugerir Cambios.

Si hay versiones, lo suyo es que puedas compararlas, y podrás hacerlo con varios add-ons, como Litera Change-Pro o Workshare.

Nuevas plantillas!

Ahora hay nuevas plantillas con add-ons incorporados, que te permitirán personalizar y crear herramientas específicas para tu uso.

Para empezar, dispones de 5 ejemplos creados por Google para probar, y mencionan específicamente uno muy interesante para empresas, que es un documento de NDA Mutuo (acuerdo de confidencialidad), que incluye un add-on de Docusign.

Y esto es tan sólo una muestra, pero es que además puedes crear tus propias plantillas que enlace por ejemplo una Hoja de Cálculo con una plantilla de Docs y rellene información de forma automática.

Google Cloud Search

Para los clientes de empresa, ahora podrán usar la opción Explorar para buscar tanto en Drive, como en el correo o el Calendario de una forma centralizada.